$ Worum es geht
Kontakte und Stammdaten zwischen CRM und ERP in beide Richtungen synchron halten, mit klarer Halterschaft pro Datensatz.
$ Was am Ende steht
CRM und ERP zeigen denselben Kunden mit denselben Stammdaten. Änderungen an Adresse, Ansprechpartner, Kreditlimit oder Kunden-Nummer werden automatisch übertragen, sobald sie im führenden System gepflegt sind. Doppelte Erfassung im Innendienst entfällt, der Vertrieb arbeitet im CRM mit Daten, denen die Buchhaltung vertraut.
$ Wie wir's bauen
kapio ist Pipedrive Authorized Partner mit Sitz in Hamburg, aktiv in der DACH-Region. Stammdaten-Sync zwischen CRM und ERP ist ein Standard-Anliegen im Mittelstand: Das ERP bleibt führend, weil dort buchhalterisch und steuerlich verankert wird, das CRM läuft dort, wo der Vertrieb sitzt. Wir bauen die Anbindung gezielt für eure Kombination, auf n8n als Workflow-Engine. Self-hosted bei euch im VNet, oder in der n8n Cloud, je nachdem wie nah am ERP gerechnet werden muss.
Halterschaft pro Datensatz. Bevor synchronisiert wird, klärt ein einfaches Modell, wer wann führt. Bestandskunden gehören typischerweise dem ERP. Lieferadresse, Kreditlimit, Hauptansprechpartner werden dort gepflegt, dort sind sie buchhalterisch verankert. Neue Interessenten gehören typischerweise dem CRM. Recherche, Erstkontakt, Qualifizierung haben im ERP nichts zu suchen. An welchem Punkt die Halterschaft wechselt, hängt vom Geschäftsprozess ab. Wir entscheiden das mit euch im Architektur-Workshop.
Reaktive Änderungen aus dem ERP. Das ERP meldet Änderungen an Organisationen oder Kontakten, entweder per Webhook oder über regelmäßige Pull-Abfragen, je nachdem was die Schnittstelle anbietet. Eine eingehende Änderung holt den aktuellen Datensatz aus dem ERP, vergleicht Feld für Feld mit dem Stand im CRM und schreibt nur dort, wo sich tatsächlich etwas geändert hat. Wer das Feld zuletzt im ERP verändert hat, ob IT, Innendienst oder Buchhaltung, sieht das Ergebnis im CRM ohne Verzögerung.
Aktive Änderungen aus dem CRM. Was im CRM gepflegt wird und das ERP betrifft, geht über die ERP-API zurück: neue Organisationen, neue Kontakte, geänderte Felder, soweit das ERP-Modell sie überhaupt vorsieht. Eine Schaltlogik entscheidet, ob neu angelegt oder aktualisiert wird, gleicht Länder-Codes ab, mappt interne Vertriebs-Zuordnungen. Der Innendienst muss nichts mehr abtippen.
$ Was eure IT wissen muss
n8n als Workflow-Engine, entweder self-hosted bei euch im VNet oder in der n8n Cloud. On-Premise-ERPs werden über VPN angebunden, ohne öffentlichen Port am ERP. Eine relationale Datenbank dient als State-Layer für Mapping-Tabellen, ID-Zuordnungen und Audit-Log. Wir binden alle ERPs an, die eine zugängliche API anbieten, ob OData, SOAP, REST oder XML-basiert. Auf der CRM-Seite ist Pipedrive unser Schwerpunkt, andere CRMs wie HubSpot oder Salesforce sind möglich. Vier bis acht Wochen vom Architektur-Workshop bis zur Übergabe sind ein guter Richtwert.
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$ Häufige Fragen
Wie lange dauert die Anbindung?
Vier bis acht Wochen vom Architektur-Workshop bis zur Übergabe. Die Dauer hängt an der Anzahl der Entitäten (Organisationen und Kontakte allein, oder zusätzlich Aufträge, Belege, Artikel), an der Tiefe des Halterschafts-Modells und daran, ob das ERP cloud-basiert oder on-premise läuft. On-Premise mit VPN-Anbindung kostet zusätzlich Zeit für die Netzwerk-Abstimmung mit eurer IT.
Welche ERPs könnt ihr anbinden?
Alle, die eine zugängliche API haben. In der Praxis heißt das OData v4 (Microsoft Business Central, viele Eigenentwicklungen), SOAP/XML (ältere SAP-Systeme, branchenspezifische ERPs), REST (DATEV Online, Lexware Office, sevDesk, Sage, neuere SAP-Linien) oder Service-Layer-APIs (SAP Business One). Wenn euer ERP eine dokumentierte Schnittstelle hat, lässt sich der Sync bauen. Wenn nur Datenbank-Zugriff möglich ist, geht es auch, ist aber riskanter und langsamer im Betrieb.
Was passiert, wenn beide Systeme gleichzeitig dieselbe Information ändern?
Das Halterschafts-Modell klärt das pro Feld vorher. Ändern beide gleichzeitig dieselbe Information, gewinnt das System mit Halterschaft, das andere wird überschrieben. Konflikte werden geloggt, nicht still verwischt. Wer wissen will, ob die Buchhaltung etwas zurechtgerückt hat, sieht das im Audit-Log.
Was ist mit der DSGVO?
Die Anbindung läuft im EU-Datenraum. n8n Cloud wird von der n8n GmbH (Berlin) in Frankfurt betrieben, self-hosted läuft bei euch im eigenen Rechenzentrum oder Cloud-Tenant. Mit den Tool-Anbietern (CRM, ERP-Hersteller) habt ihr ohnehin AVVs, die bleiben unverändert. n8n selbst speichert nur Mapping-Tabellen und Audit-Logs, keine Stammdaten dauerhaft.
Wie bleibt die Sync stabil, wenn der Hersteller die API ändert?
Über einen Wartungsvertrag, falls ihr ihn wollt. ERP-Hersteller bewegen sich unterschiedlich schnell: Microsoft Business Central kommt zweimal jährlich mit einer neuen Version, SAP-Systeme bewegen sich langsamer, DATEV und Lexware kündigen Schnittstellen-Änderungen meist mit Monaten Vorlauf an. Anpassungen gehören zum laufenden Betrieb, nicht zum Projekt-Risiko. Wer die Anbindung selbst übernimmt, kann das auch intern machen, die Doku zeigt wo die Versions-Stellen sitzen.
Wer betreibt n8n im laufenden Setup?
Ihr, entweder self-hosted bei euch im VNet oder als n8n Cloud auf eurem eigenen Tenant. Wir bauen die Workflows und übergeben sie inklusive Architektur-Doku, Mapping-Logik und Operations-Hinweisen. Self-hosted ist die richtige Wahl, wenn das ERP on-premise hinter VPN steht oder ihr die Anbindung nah am eigenen Rechenzentrum haben wollt. n8n Cloud ist die richtige Wahl, wenn beide Systeme in der Cloud laufen und ihr keine eigene Container-Infrastruktur betreiben wollt. Wenn ihr Hilfe im Betrieb wollt, läuft das über einen separaten Wartungsvertrag.