Wenn das CRM das ERP im Keller fragt
In Iserlohn baut ecom seit über dreißig Jahren Messtechnik. Geräte für Heizungsbauer, Schornsteinfeger, Brennereien, Zementwerke. Made in Germany, exportiert in fast vierzig Länder. Ein Familienunternehmen, das den Schritt in die Cloud bewusst nur dort gegangen ist, wo er Sinn ergibt — und eine klare Linie gezogen hat, was im eigenen Haus bleibt.
Das ERP, Microsoft Business Central, läuft bei ecom on-premise hinter VPN. Das CRM, Pipedrive, läuft in der Cloud, dort wo der Vertrieb sitzt. Diese Trennung ist im Mittelstand verbreitet, ihre Folge meist auch: parallele Datenbestände, Excel-Listen als Behelf, doppelte Erfassung im Innendienst. kapio hat eine Anbindung von Pipedrive an Microsoft Business Central gebaut — Stammdaten synchron, Angebotsanfragen mit allen Kundendaten direkt im ERP. Bei ecom sind die beiden Systeme von Anfang an miteinander verzahnt.
Daten aus dem Keller
Bestandskunden werden im ERP geführt. Ändert sich dort eine Lieferadresse, ein Ansprechpartner oder ein Kreditlimit, schickt Business Central die Aktualisierung per Webhook an Pipedrive. Der Vertrieb arbeitet im CRM mit Daten, die aus dem Keller kommen — und sieht jede Änderung, sobald sie dort gepflegt ist.
Vom Lead zum Kunden
Neue Interessenten werden zunächst ausschließlich in Pipedrive geführt. Recherche, Erstkontakt und Qualifizierung sind Vertriebsaufgaben und im ERP nicht relevant. Sobald ein Angebot erstellt werden soll, erfasst der Vertrieb die Anfrage in einem eigenen Panel direkt in der Deal-Ansicht: gewünschte Geräte, Stückzahlen, Lieferadresse, Sondermerkmale. Mit dem Absenden legt Business Central den Kunden erstmalig an und übernimmt damit die Halterschaft. Der Innendienst öffnet das ERP und findet eine vollständig vorbereitete Verkaufsanfrage vor, die er mit einem Klick in ein Angebot umwandelt — eine erneute Erfassung entfällt.
Was darunter läuft
n8n self-hosted in Azure, im eigenen VNet ohne Public-IP am Container. Active-Active-VPN ans Business Central, kein Port nach außen am ERP. Stammdaten und Angebotsanfragen laufen bidirektional zwischen den Systemen, das ERP behält die Halterschaft.
