$ Worum es geht
Pipedrive als CRM-Backbone aufsetzen — Pipelines, Felder, Rollen, Rechte, Datenmigration.
$ Was am Ende steht
Live-Pipedrive-Instanz mit migrierten Bestandsdaten, produktiven Pipelines mit definierten Stages, Custom Fields, einem Rollen-Rechte-Modell, automatisierten Workflows für Aufgaben außerhalb des Standard-CRMs und einem geschulten Team — vom ersten Kontakt bis zum gewonnenen Deal in einem System.
$ Wie wir's bauen
kapio ist Pipedrive Authorized Partner mit Sitz in Hamburg, aktiv in der DACH-Region. Mittelständler aus Industrie, Handel, Handwerk, Healthcare und SaaS implementieren mit kapio Pipedrive als CRM-Backbone. Die Implementierung läuft in drei Phasen — Konfiguration, Automation und Go-Live — und beginnt mit einer Discovery-Demo, in der Vertriebsprozess, Migrations-Plan und Angebot festgelegt werden. Vier bis zehn Wochen vom Demo-Termin bis zur Übergabe sind ein guter Richtwert; die Dauer hängt an Unternehmensgröße, Datenbestand und Workflow-Tiefe.
In der Konfigurations-Phase entsteht das produktive Pipedrive-Setup. Pipelines mit ihren Stages, Custom Fields für Deals, Kontakte und Organisationen, Aktivitätstypen und Verlustgründe werden gemeinsam mit dem Vertriebsteam definiert und in Pipedrive gebaut. E-Mail-Templates, Sequences für Reminder und Follow-Up sowie Automations bei Phasenwechsel kommen dazu. Berechtigungen und Teams werden gesetzt, ein Basis-Reporting eingerichtet. Am Ende dieser Phase ist Pipedrive arbeitsfähig.
Die Automations-Phase erweitert um Logik, die Pipedrive selbst nicht abbildet. n8n läuft dafür als Workflow-Engine auf einem von kapio bereitgestellten Server, eingebunden über Webhooks. Was darüber gebaut wird, hängt am Use-Case — Beispiele aus realen Projekten reichen von automatischem Versand von Angeboten und Bedarfsanalysen bei Stage-Wechsel über Lead-Anreicherung mit externen Datenquellen bis zur Sentiment-Analyse eingehender Mails. In dieser Phase läuft auch die Datenmigration aus Altsystemen über die Pipedrive-API: Kontakte, Organisationen und offene Vorgänge, mit Deduplizierung und Trockenlauf vor dem Cutover.
Die Go-Live-Phase übergibt das System ans Team. Eine Pipedrive-Schulung in der Gruppe und individuelle Onboarding-Sessions bringen Innendienst und Außendienst auf Stand. Eine schriftliche Dokumentation — Pipeline-Logik, Custom-Field-Liste, Workflow-Architektur — liegt am Ende vor. Pipedrive bleibt danach in Betrieb und wird laufend ergänzt: typische Folge-Pakete sind Custom Panels für branchenspezifische Anforderungen, Lead-Scoring oder Reporting-Dashboards. Häufig genutzte Tool-Anbindungen: Microsoft 365 oder Google Workspace für Mail und Kalender, PandaDoc für Angebote, Aircall oder CloudTalk für Telefonie, Microsoft Business Central oder SAP für die ERP-Verbindung. Pipedrive-Audits decken nach einigen Monaten Live-Betrieb auf, wo Pipeline, Felder oder Workflows nachgeschärft werden sollten.
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$ Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Pipedrive-Implementierung bei kapio?
Vier bis zehn Wochen vom Demo-Termin bis zur Übergabe — die Dauer hängt an Unternehmensgröße, Datenbestand und Workflow-Tiefe. Konfigurations-Phase, Automations-Phase und Go-Live laufen sequenziell, jeweils ein bis vier Wochen.
Wie wird der bestehende Datenbestand migriert?
Migration läuft über die Pipedrive-API in der Automations-Phase. Kontakte, Organisationen und offene Vorgänge werden importiert, mit Deduplizierung nach E-Mail oder externer ID, Spam-Filter und einem Trockenlauf vor dem Cutover. Altsysteme bleiben bis zum Go-Live aktiv und werden erst nach der Übergabe deaktiviert.
Ist Pipedrive DSGVO-konform?
Ja. Pipedrive hostet im EU-Rechenraum, ist nach ISO 27001 zertifiziert und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Bei kapio-Implementierungen werden Berechtigungen, Datenfeld-Sichtbarkeit und Lösch-Konzepte als Teil der Konfigurations-Phase definiert.
Welche Tools werden typischerweise mit Pipedrive integriert?
Häufig genutzte Anbindungen: Microsoft 365 oder Google Workspace für Mail und Kalender, PandaDoc für Angebote, Aircall oder CloudTalk für Telefonie, Microsoft Business Central oder SAP für ERP-Verbindungen, n8n für eigene Workflow-Logik. Die Auswahl hängt am Use-Case und wird in der Discovery-Demo festgelegt.