Francesca empfiehlt Wein

Stell dir vor, jemand schreibt dir aus Südtirol. Sie heißt Francesca, sie kennt deinen Weinladen in Berlin-Mitte, sie hat gesehen, dass du Naturweine machst — und sie hat genau einen Wein im Kopf, der zu dir passt. Ein biodynamischer Amarone, kleiner Familienbetrieb am Gardasee. Sie schreibt warm, sie schreibt kurz, sie verkauft dir nichts auf. Sie sagt nur: schau mal, das hier ist was.

Wahrscheinlich antwortest du.

Francesca ist keine Italienerin. Francesca ist Software. kapio hat sie für Palorino gebaut — eine KI-Persona für B2B-Cold-Outreach, gestützt auf Pipedrive als CRM, n8n self-hosted als Workflow-Engine und eine RAG-Wissensbasis mit pgvector. Palorino ist ein Weinimporteur, der seit Jahren mit 35 italienischen Familienbetrieben arbeitet und genug davon hat, dass kalte Akquise-Mails niemand mehr liest.

Bevor sie schreibt

Bevor Francesca etwas schreibt, schaut sie sich den Empfänger an. Webseite, Texte, Bilder. Sie versteht, was du machst — und durchsucht das Palorino-Sortiment nicht nach Umsatzbringern, sondern nach Passung.

Vinothek mit Naturwein-Verkostungen? Biodynamischer Amarone vom kleinen Erzeuger. Italienisches Restaurant in München? Spumante zur Antipasti. Hotel mit Wellness-Bereich? Alkoholfreier Spumante aus Venetien.

Du liest die Mail und denkst: die hat sich Mühe gegeben.

Vier Stimmen, eine Persona

Eine Cold Mail klingt anders als eine Antwort auf eine Preisanfrage. Eine Wiederansprache an einen alten Kontakt klingt anders als ein Erstkontakt — und sie sagt vor allem nicht „Sie hatten 2022 mit Marco gesprochen”, weil das übergriffig ist. Sie sagt „ein Kollege von mir hatte sich mal bei Ihnen gemeldet”. Vage. Warm. Menschlich.

Eine Stimme reicht nicht. Vier Tonality-Dokumente steuern, welche Francesca wann spricht.

Was zurückkommt

Francesca läuft seit Februar. Über 800 Kontakte hat sie inzwischen angeschrieben, 18 hat sie an den Palorino-Vertrieb übergeben. Die Antworten klingen wie das, was man von Cold Outreach normalerweise nicht bekommt:

„Interesse immer, aktuell Einkaufsstopp — meld mich.”

„Können Sie mir bitte eine Preisliste schicken?”

Menschen schreiben Menschen.

Dranbleiben

Cold Outreach hat ein Mantra: dranbleiben, dranbleiben, dranbleiben. Drei, vier, fünf Follow-Ups. Jede SaaS-Bude verkauft das teuer als „KI-Sequencing”.

Bei Palorino haben Follow-Ups in tausend Versuchen exakt null Antworten gebracht. Was zieht, ist die eine, gut gemachte Erstmail. Den Rest schalten wir ab.

Was darunter läuft

47 Workflows orchestrieren Pipedrive als Single Source of Truth. Vier separate Tonality-Dokumente steuern, welche Stimme spricht — Erstkontakt, Recall, Follow-Up, Inbound. Inbound-Mails laufen durch Sentiment- und Intent-Analyse, bevor das Score-System sie weiterreicht. Score-Decay senkt inaktive Leads, Bounce-Handling lernt aus zurückgekommenen Mails, HMAC-signierte Abmeldelinks halten DSGVO sauber. Bei Score 70 wandert der Lead automatisch in den menschlichen Vertrieb.